12 juli 2020

Werkwijze uitgebreid

'Wat is jouw roadmap naar een digitale bedrijfsvoering?'


Weet jij waar je staat en waar je met je bedrijf naar toe wil? Welke route heb je daarvoor nodig?
Vandaag de dag zijn er duizenden softwareoplossingen, allemaal met een eigen handleiding, dataset en doel. Elk van deze softwareoplossingen kan een bedrijfsproces verbeteren, een probleem voor je oplossen of ‘gewoon’ een stukje informatie vastleggen.

Met andere woorden: ieder stuk software is ergens goed voor. De kunst is dan ook om dit stuk software op de juiste plek in je bedrijfsvoering toe te passen, zodat je digitaal kan samenwerken en er toegevoegde waarde ontstaat. De toegevoegde waarde die je kan creëren verschilt per bedrijf. Wellicht ben je net gestart met je bedrijf, wellicht werk je al jaren op een bepaalde manier of hang je tussen deze twee werelden in. Ieders situatie is net even anders. Daarom gaan we eerst op zoek naar: Waar sta je met je bedrijf?

Identificatie helpt: 'Ons verhaal'

In essentie lijkt ‘alles’ simpel. Alles loopt zoals het loopt, tot het moment dat je ergens tegen aanloopt; je ergens mee wil starten of je er eens echt de tijd voor neemt. Dan pas komen alle details naar boven en is het niet zomaar 1,2,3 geregeld. Van tijd tot tijd staan we allemaal voor veranderingen, inclusief wijzelf! Waarom doe je de dingen op de manier zoals je ze doet? Ons verhaal daarover komt binnenkort online!

Daarnaast staan wij in het werkveld dagelijks voor veel verschillende soorten uitdagingen. Dit zit hem in de aard van MSG: wij beperken ons en onze software namelijk niet tot één branche of tot één ultieme standaard. Nee, we bekijken altijd de situatie, passen aan waar nodig en groeien graag met je mee. Daarom is het voor beide partijen van essentieel belang dat er vooraf een ‘grondige’ analyse plaats vindt. Soms blijkt er geen match te zijn; dan zijn we daar eerlijk in.

Maar waar sta jij met jouw bedrijf?

Waar sta je Blauw-Rood

Loop je ergens tegen aan? Vraag je je af of het anders kan? Waarom doe je dingen op de manier zoals je ze doet? Zijn daarop de technologische mogelijkheden van vandaag de dag van invloed? Word je geïnspireerd door je directe omgeving? Of ben je afhankelijk van te besteden budgetten en is er sprake van de ‘het gaat toch goed’ invalshoek? Af en toe is een evaluatie op zijn plaats. Want alles kan van tijd tot tijd beter, sneller of groter, maar is dat dan ook echt de oplossing? Moet het misschien niet gewoon net even iets anders en gevoelsmatig kloppen bij wat je doet? Even de tijd nemen om in kaart te brengen wat er nu feitelijk binnen je bedrijf gebeurd en bijsturen waar nodig. Zijn er van die dingen? Dan kunnen we het gesprek aangaan.

Op basis van de eerste gesprekken maken wij een voorstel van wat de beste oplossing voor jouw situatie kan zijn. Vervolgens lopen we gericht een aantal vragen met je door. Wat wil je realiseren? Hoe groot is het bedrijf? Is er behoefte aan een nauwe samenwerking of niet? Is er veel of weinig IT-kennis aanwezig? Volstaat een standalone oplossing? Klopt het kostenplaatje? En in wat voor omgeving werk je: Hoe werk jij samen met je leveranciers en klanten

Uiteindelijk spelen hierbij de mate van automatisering, digitalisering en de status van het huidige softwarelandschap een grote rol. Een standalone oplossing die je zelf via een content managementsysteem (CMS) kunt inrichten, is een eenvoudige optie. Het werkt alleen nergens anders mee samen. Daar komt de belangrijke vraag om de hoek: moet het ergens mee kunnen samenwerken? Hoeveel tijd heb je per dag nodig om je orders te verwerken? En hoeveel ben je bereid daaraan te besteden? Wegen de kosten op tegen de baten?

Zoek de balans

Het ene uiterste is dat je van week tot week data kopieert en plakt van het ene systeem naar het andere. Het andere uiterste is een volledig geïntegreerd en geautomatiseerd bedrijf-breed softwaresysteem, waardoor alle afdelingen digitaal samen kunnen werken. Hierbij zijn veel processen vergaand geautomatiseerd, handmatig werk geminimaliseerd en liggen gegevens centraal vast. Ben je bijvoorbeeld een groothandel, dan heb je hier waarschijnlijk veel behoefte aan en heb je mogelijk al een aantal softwareoplossingen in huis. Omdat zoveel los van elkaar bewegende componenten vaak moeilijk door mensenhanden te beheren zijn.

Het kan ook zijn dat je bedrijf op een bepaalde automatiseringsgrens ‘vasthangt’. Dan ben je wellicht op zoek naar uitbreiding of een tussenoplossing. Precies voor die situaties kunnen wij vaak een antwoord bieden. Dan moet je jezelf de vraag stellen: kan ik de mate van informatieverwerking nog aan? Zo niet, wat heb ik ervoor over om dit te automatiseren? Of ben je een starter? Dan gaan wij graag de uitdaging met je aan.

Eenmaal onderweg? Dan kunnen wij gas geven om vooruit te gaan, het knipperlicht naar rechts aanzetten om aan te geven dat rechts af een goede optie is. En gaan we te hard? Dan trappen we op de rem, gaan we stilstaan en bespreken we de situatie totdat we samen weer verder kunnen. Met andere woorden, iedere ontwikkeling en ieder proces heeft tijd nodig om te landen. Wederzijdse begripsvorming via heldere communicatie is in deze essentieel. Vaak is er sprake van een basisbegrip vanwege het feit dat je tot op zekere hoogte weet waaraan wordt gewerkt, maar wanneer we de diepte ingaan komt er veel bij kijken en is het van wezenlijk belang dat we elkaar op de hoogte houden. Samenwerken aan een en hetzelfde idee, met veel verschillende disciplines is altijd een uitdaging.

weegschaal
weegschaal

Het ene uiterste is dat je van week tot week data kopieert en plakt van het ene systeem naar het andere. Het andere uiterste is een volledig geïntegreerd en geautomatiseerd bedrijf-breed softwaresysteem, waardoor alle afdelingen digitaal samen kunnen werken. Hierbij zijn veel processen vergaand geautomatiseerd, handmatig werk geminimaliseerd en liggen gegevens centraal vast. Ben je bijvoorbeeld een groothandel, dan heb je hier waarschijnlijk veel behoefte aan en heb je mogelijk al een aantal softwareoplossingen in huis. Omdat zoveel los van elkaar bewegende componenten vaak moeilijk door mensenhanden te beheren zijn.

Het kan ook zijn dat je bedrijf op een bepaalde automatiseringsgrens ‘vasthangt’. Dan ben je wellicht op zoek naar uitbreiding of een tussenoplossing. Precies voor die situaties kunnen wij vaak een antwoord bieden. Dan moet je jezelf de vraag stellen: kan ik de mate van informatieverwerking nog aan? Zo niet, wat heb ik ervoor over om dit te automatiseren? En ben je een starter? Dan groeien wij graag met je mee.

Eenmaal onderweg? Dan kunnen wij gas geven om vooruit te gaan, het knipperlicht naar rechts aanzetten om aan te geven dat rechts af een goede optie is. En gaan we te hard? Dan trappen we op de rem, gaan we stilstaan en bespreken we de situatie totdat we samen weer verder kunnen. Met andere woorden, iedere ontwikkeling en ieder proces heeft tijd nodig om te landen. Wederzijdse begripsvorming via heldere communicatie is in deze essentieel. Vaak is er sprake van een basisbegrip vanwege het feit dat je tot op zekere hoogte weet waaraan wordt gewerkt, maar wanneer we de diepte ingaan komt er veel bij kijken en is het van wezenlijk belang dat we elkaar op de hoogte houden. Samenwerken aan een en hetzelfde idee, met veel verschillende disciplines is altijd een uitdaging.

Iedereen, elk apparaat en ieder stukje software heeft zijn eigen kwaliteiten

Plus

Na een eerste kennismaking en een aanvullende bedrijfsinventarisatie, weten we wat de situatie van je bedrijf is en waar je ‘ongeveer’ staat. Op basis hiervan kan het invullen van de te realiseren softwareoplossing beginnen. In sommige gevallen kan het zijn dat je direct met een standaardoplossing aan de slag kunt; in andere gevallen kan er werk aan de winkel zijn. Dan bekijken we op welke manier we jouw specifieke wensen het best kunnen realiseren. 

Het zit namelijk zo: ieder stuk software bestaat uit verschillende functionaliteiten en al die functionaliteiten hebben een eigen doel. Zo geldt dat ook voor je collega’s: ieder collega heeft zijn/haar eigen kwaliteiten. En iedere kwaliteit waarborgt een bepaald succes. Wat we hiermee willen zeggen, is dat in sommige gevallen de kwaliteiten/functionaliteiten aanwezig zijn om er een succes van te maken. En moeten ze alleen nog op de juiste manier toegepast worden in een specifieke situatie. Het voordeel van software is dat je de gedachtegang ervan in meerdere situaties kunt hergebruiken en het per situatie kan vormen naar de gewenste behoefte. Dit betekent echter niet, dat een specifiek stuk software zomaar klik en klaar werkt! De fundering van de oplossingen staat en jij kan kiezen welke afslagen je neemt, mede op basis van ons advies.

Een softwareoplossing wordt namelijk een succes op basis van gezamenlijke inzichten en kennis van je collega’s. Want zonder collega’s geen kennisdeling; zonder kennisdeling geen kunde; zonder kunde geen logische afspraken; zonder logische afspraken geen samenhang en zonder software geen digitale samenhang. Volg je het nog? Dus hoe je het wendt of keert, bij het automatiseren van de gehele bedrijfsvoering staat ervaring en expertise in combinatie met specifieke kennis van iedere collega op zijn of haar vakgebied binnen jouw bedrijf garant voor het succes. Als daar afstemming in is, dan kun je het geheel als één laten bewegen, afspraken maken met de buitenwereld en gaan nadenken over digitale samenwerking in de keten.

Voorbeeld: 'Nederlands wegennet'

Om dit te verduidelijken, gebruiken we het Nederlandse wegennet als voorbeeld. Ieder ochtend ga jij toch ook naar je werk? Of het nu via het openbaar vervoer, met de auto of op de fiets is. Het Nederlandse wegennet is een netwerk gebaseerd op afspraken, zodat we er samen veilig gebruik van kunnen maken. Wanneer je dit softwarematig gaat bekijken, is er niet alleen sprake van een enkel wegennet, maar is het een combinatie van meerdere netwerken, met ieder hun eigen afspraken. Daardoor kom je dus vaak niet direct van A naar B. Maar moeten we eerst afspraken maken over hoe we van A naar B gaan. Zodat er een samenhangend geheel ontstaat waarbinnen de losse componenten vrij kunnen bewegen. 

Om dit te realiseren hanteren we één duidelijk principe. Het gezamenlijk maken van afspraken en het gezamenlijk streven naar één doel. Wij kunnen namelijk, alle soorten en maten software aan elkaar knopen, maar dat is geen doel op zich. De oplossing die past bij jouw specifieke situatie, dat is het doel. 

nederlands wegennet
nederlands wegennet

Om dit te verduidelijken, gebruiken we het Nederlandse wegennet als voorbeeld. Ieder ochtend ga jij toch ook naar je werk? Of het nu via het openbaar vervoer, met de auto of op de fiets is. Het Nederlandse wegennet is een netwerk gebaseerd op afspraken, zodat we er samen veilig gebruik van kunnen maken. Wanneer je dit softwarematig gaat bekijken, is er niet alleen sprake van een enkel wegennet, maar is het een combinatie van meerdere netwerken, met ieder hun eigen afspraken. Daardoor kom je dus vaak niet direct van A naar B. Maar moeten we eerst afspraken maken over hoe we van A naar B gaan. Zodat er een samenhangend geheel ontstaat waarbinnen de losse componenten vrij kunnen bewegen. 

Om dit te realiseren hanteren we één duidelijk principe. Het gezamenlijk maken van afspraken en het gezamenlijk streven naar één doel. Wij kunnen namelijk, alle soorten en maten software aan elkaar knopen, maar dat is geen doel op zich. De oplossing die past bij jouw specifieke situatie, dat is het doel. 

Samen bepalen we de route

Je doet het niet alleen. Jij kent jouw bedrijf als geen ander; jij ziet bepaalde kansen en je collega’s hebben kennis van specifieke afdelingen en processen. Op basis daarvan gaan we aan de slag. We gaan bespreken wat de mogelijkheden zijn en we nemen de proef op de som of de beoogde winstpunten ook echt winstpunten zijn. Vervolgens maken we de vertaalslag van de bedrijfsmatige insteek naar de softwarematige invulling daarvan en dat is het moment waarop we een gezamenlijk bewustzijn moeten creëren rondom de bepaling van de daadwerkelijke te realiseren oplossing. Is het wensen pakket duidelijk ingekaderd en bepaald? Dan gaat het software traject pas echt van start!

De afspraken zijn gemaakt, het plan van aanpak is gerealiseerd en de tijdlijn is vastgezet. Zo, dat is dat! Uiteraard is dit erg belangrijk om op te stellen en grip te houden op het traject, maar ben je ervan bewust dat de opgestelde theorie nooit één op één correspondeert met de praktijk. Theoretisch kun je alles zo goed mogelijk uitdenken, maar pas op het moment dat je het plan echt gaat uitvoeren, kun je pas echt zien hoe de ontwikkeling zich daadwerkelijk tot stand komt. Het is dus essentieel om gedurende de softwareontwikkeling regelmatig evaluatiemomenten in te plannen, zodat er snel bijgestuurd kan worden wanneer dat nodig mocht zijn.

Iets vergeten? Even 'snel' ophalen

Vraag je je af waarom een plan van aanpak of tijdlijn van een IT-project dan toch nog kan wijzigen, ondanks dat daar zorgvuldig over nagedacht is? Dat komt door technologische ontwikkelingen, nieuwe werknemers met nieuwe ideeën of eigen wensen die gaandeweg toch veranderen. Het kan allemaal voorkomen. Moet je dan altijd nee zeggen, of juist kijken naar de meerwaarde van een idee en het toepassen? Wij houden die deur open, zijn experts in het meebewegen en grijpen een kans aan wanneer we die zien. ‘Ben jij je oplader thuis vergeten dan halen we die eerst even op’.

De weg naar een digitale bedrijfsvoering is dus nooit recht. Zeker niet wanneer je vertrekt vanuit een oud of veredeld IT-landschap waarin de softwareoplossingen ieder werken op basis van een eigen dataset, afspraken en doel. Maar juist in die situaties beweegt MSG met je mee en zorgen we ervoor dat de juiste data van A naar B kan worden gestuurd, zonder onderweg gegevens te verliezen. 

Is het wensenpakket gerealiseerd? Dan controleren we of het voor alle gebruikers duidelijk is. Blijkt er nog uitleg nodig te zijn? Dan geven we trainingen tot het duidelijk is. Hieronder brengen we stap voor stap de fases van een software traject in kaart.

De fases van een software traject

Digitale transformatie, samenhang in je software

Tot dusver is het een heel verhaal waarin veel conceptueel wordt gesproken, maar wat realiseer je er uiteindelijk echt mee? Digitale transformatie: Je ontlast je medewerkers administratief waardoor ze weer meer tijd krijgen om de algehele kwaliteit van je bedrijf te verbeteren en meer tijd krijgen om over mogelijk kansen/verbeteringen na te denken. Samenhang in je software zorgt voor samenhang tussen je medewerkers; dit bevordert de algehele kwaliteit, efficiëntie en het uiteindelijke bedrijfsresultaat.

Denk eens na over je bedrijf en alle verschillende afdelingen die er zijn. Heb je dit beeld voor je? Beeld je dan nu in dat jij een artikel bent dat het magazijn binnenkomt en je staat te wachten totdat je ingedeeld wordt in het magazijn. Het is eenvoudig om je op te pakken en in een vak te leggen, maar weet de rest van je bedrijf dit dan ook? Nee! Niet als je het niet digitaal vastlegt

Tot dusver is het een heel verhaal waarin veel conceptueel wordt gesproken, maar wat realiseer je er uiteindelijk echt mee? Digitale transformatie: Je ontlast je medewerkers administratief waardoor ze weer meer tijd krijgen om de algehele kwaliteit van je bedrijf te verbeteren en meer tijd krijgen om over mogelijk kansen/verbeteringen na te denken. Samenhang in je software zorgt voor samenhang tussen je medewerkers; dit bevordert de algehele kwaliteit, efficiëntie en het uiteindelijke bedrijfsresultaat.

Denk eens na over je bedrijf en alle verschillende afdelingen die er zijn. Heb je dit beeld voor je? Beeld je dan nu in dat jij een artikel bent dat het magazijn binnenkomt en je staat te wachten totdat je ingedeeld wordt in het magazijn. Het is eenvoudig om je op te pakken en in een vak te leggen, maar weet de rest van je bedrijf dit dan ook? Nee! Niet als je het niet digitaal vastlegt

'Artikelinformatie van het magazijn tot de factuur'

Dit houdt in dat één stukje, in dit geval de artikelinformatie, in de juist vorm op de juiste plek en bij de juiste persoon digitaal beschikbaar moet zijn. Met andere woorden, een stuk artikelinformatie moet door de inkoopafdeling in het systeem ingevoerd worden; moet vervolgens in het magazijn op de scanner herkend worden; moet op de website over een uitgebreide productomschrijving beschikken en moet uiteindelijk via de verkoopafdeling in de administratie worden verwerkt. Dit ene stukje artikelinformatie heeft dus op iedere afdeling zijn eigen afspraken en zijn eigen doel. Het is dus belangrijk dat je IT-infrastructuur ondersteuning biedt aan het kunnen verplaatsen en communiceren van je data, in de juiste vorm.

Hoe werkt dit in de praktijk?

Dat is bij ieder bedrijf anders en dan komen we terug op onze eerste vraag: Wat is jouw roadmap naar digitale bedrijfsvoering? 

– Heb je je bedrijfsvoering onder controle? En wil je uitbreiden? Dan ben je op zoek naar goede online verkoopkanalen, een online verlengstuk van je winkel, om je klanten te bereiken. 

– Heb je goede verkoopkanalen, maar niet voldoende grip op je organisatie? Dan ben je op zoek naar een softwaresysteem dat je controle en grip geeft over je bedrijf. 

Beide situaties zijn denkbaar, en voor beide hebben we de juiste oplossing in huis. Uiteindelijk kunnen we een volledige oplossing voor je realiseren. Maar het is de vraag voor welk kruispunt sta je en welke afslagen moet je nog nemen? Kortom, naar welke oplossing ben je op zoek? Benieuwd naar de mogelijkheden?

Software voor je bedrijfsvoering: de kruispunten, afslagen en mogelijkheden

Welke doelen wil jij realiseren?

Werkwijze - Doel van de route

MSG, de motor achter je bedrijfsvoering

MSG software


MSG levert groothandel, e-commerce & logistiek bedrijfssoftware die meegroeit met je bedrijfsvoering.
Software voor de connectie met leveranciers, de verkoopkanalen naar de klant en de distributie van goederen. Als één totaal oplossing achter de gehele bedrijfsvoering of als losstaande oplossing te integreren en naar wens aan te passen voor B2B en B2C. Oplossingen die jouw bedrijf digitaal laten (samen) werken en waarmee wij al 25 jaar efficiëntie, winstoptimalisatie en groei voor onze klanten realiseren. Benieuwd naar de mogelijkheden? 
Plan een Demo.

Scroll Up